Scroll to top

80/20 regeln och hur du kan tillämpa den för att få tid över.

För att välja det viktigaste, som skapar mest värde för förtaget krävs det också att man väljer bort. Välja är svårt, välja bort ännu svårare. Vi behöver inte välja bort men vi behöver lära oss att parkerar uppgifter ett tag. Det vi kan parkera är de uppgifter som är viktiga men inte allra viktigast. Kreativa entreprenörer och företagare brottas hela tiden med att det alltid kommer finnas fler bra idéer än det finns tid att genomföra dem. Därför måste vi välja.

”Det jag gör just nu, skapar det största värdet för mitt företag”.

Det är en fråga vi kan använda för att hjälpa oss å välja. Vi har ofta känslan av att allt är viktigt, och det är det säkert. Men är det lika viktigt? Ett sätt att frigöra viktig tid under sin arbetsdag eller arbetsvecka är att fokusera på det som är obestridligt viktigast och skapar mest värde för företaget just nu. Det borde vara självklart men varför är det så svårt?

Det beror på att vår hjärna i vissa lägen, fortfarande reagerar primitivt.

Vi klagar ofta på att vi har så bråttom. Att ha bråttom kan ses som en viss form av lathet. Genom att säga att vi har för lite tid, skapar vi underlag för att slippa göra viktiga saker. Dessa viktiga arbetsuppgifter kräver ofta större arbetsinsats vilket hjärnan, rent instinktivt vill undvika. Den typen av aktiviteter skapar dock nästan alltid mer värde. Problemet är att dessa värden ligger längre fram i tiden. Hjärna älskar snabba belöningar. Om hjärnan får välja, väljer den alltid den belöning som ligger närmast i tiden. Att slippa göra något arbetsamt ger belöning direkt jämfört med hårt arbete som ger större belöning men längre fram i tiden. Lösningen ligger i att vi med hjärnans senare utvecklade delar beslutar att gå emot vår primitiva, instinktiva längtan efter de snabba belöningarna. Det gör vi genom att fokusera på de belöningar som skapar mest värde. Vifår då vänta längre på belöningen men den belöningen blir oftast mångfalt större. Det är ofta få saker som verkligen betyder något, men de brukar betyda desto mer. Fokusera på de få saker som verkligen gör skillnad, även om de kräver mer arbete. Ignorera små enkla uppgifter som bara genererar snabba belöningar utan större värde.

Det bästa är att vi kan styra hjärnan, men det kräver uppmärksamhet och träning.

 

Multitasking – ett annat sätt att få snabb belöning

Genom multitasking lurar du dig själv. När du gör många saker samtidigt får hjärnan många små, snabba belöningar. Men handen på hjärtat, hur värdefulla är de? Vi vet egentligen att multitasking inte fungerar. Försök borsta tänderna, svara i telefon och koka morgonkaffet samtidig. Kanske funkar, men hur blir kvaliteten? Om vi prioriterar på ett bra sätt och fokuserar på det som skapar mest värde kan vi minska mängden multitasking avsevärt. Varför är det viktigt? Jo för när vi gör många saker samtidigt måste pannloben vara påkopplad konstant. Pannloben hjälper oss att överväga vilka beteenden vi ska anta och vilka beslut vi ska fatta. Frontalloben bränner massor av energi vilket innebär att en dag när vi multitaskar, är vi mycket tröttare än när vi har fokuserat på färre saker, en i taget. Viss form av ”att göra flera saker samtidigt” måste vi ha i vår arbetsdag för att det ska fungera. Men se till att det inte bara blir sådant arbete.

 

Parkinson och Pareto – verktyg som underlättar

Parkinsons lag säger att den upplevda vikten och komplexiteten av en uppgift ökar med den tid vi allokerar till den. Han visade också att om vi sätter kortare tid till uppgiften får vi ett bättre, mer kvalitativt resultat än om vi använder mycket tid. Anledningen visade sig vara att om vi har begränsat med tid ägnar vi den endast åt det som är viktigt. Resten får vi lämna därhän, och det tillför sällan ytterligare värde. Har vi mycket tid hinner vi även med sådant som är oviktigt men som vi gärna gör för att visa att vi kan (ger hjärnan belöning). Avsätt kortare tider till dina uppgifter och få ett kvalitativare resultat.

 

Pareto är fader till 80/20 regeln. Pareto upptäckte under mitten på 1800-talet att ca 80 % av välfärden i Frankrike kom från ca 20% av befolkningen. Samtidigt fann han att 80% av hans ärtskörd kom från 20% av hans ärtplantor. Det var där han funderade på sambandet. 80/20 regeln har sen visat sig fungera i många sammanhang. 80% av intäkterna kommer från 20% av kunderna o.s.v. o.s.v. Om ca 80 % av resultatet kommer från 20% av våra insatser borde det finnas en hel del utrymme för att frigöra dyrbar tid. Det borde tala för att vi kan öka vår effektivitet.

 

Använd Pareto och Parkinson i jobbet

Ibland hör vi uttrycket ”good enough”. Tänk om det är så att ”good enough” motsvarar 80%. Hur mycket värde tillför då resterande 20% i relation till den tid det tar att nå 100%?

Kombinerar vi Parkinsons lag med Paretos lag, får vi ett intressant fenomen:

1. Begränsa arbetet till det som är viktigast (good enough).

2. Begränsa tiden du avsätter till varje uppgift och skapa högre kvalitet.

Båda dessa frigör tid. Den bättre kvaliteten kommer på köpet.

 

 

Våga välja, det ökar både effektivitet och kvalitet!

Related posts

Post a Comment

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *